武汉航海职业技术学院学历班学生档案管理办法

（2024年11月版）

第一章  总则

第一条  为确保学历班学生档案的完整性、准确性和安全性，提高档案管理效率，特制定本管理办法。

第二条  本办法适用于学历班在校生的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、转递等。

第二章  档案内容

第三条  档案内容包括以下材料：

（一）基本信息：包括姓名、性别、年级、专业、教学班、学号等基本信息。

（二）高中材料：包括高中毕业生登记表、体格检查表、报名登记表等。

（三）学籍材料：包括学生情况登记表、学年鉴定表、毕业生鉴定表、学生学籍成绩表等学籍材料。

（四）奖惩材料：包括学生获奖证书、表彰文件、处分决定书等奖惩材料。

第三章  档案管理部门与职责

第四条  档案管理部门职责如下：

（一）教务部：是学历班学生档案管理的主要工作机构，负责学历班在校生的档案管理工作，包括在校生档案的保管、遗留档案的管理、学生档案的安全、保密、保护等工作。

（二）各系辅导员：负责本人所带学历班学生的档案管理工作，包括新生档案材料的接收、整理，在校生档案材料的收集、整理、及时归档。

（三）学生工作部：负责学历班毕业生档案的转递。

（四）行政部：负责学历班毕业生档案材料（录取名册、毕业名册、学生学籍成绩表、学生情况登记表）的归档、查询。

第四章  档案管理流程

第五条  档案管理流程如下：

（一）档案接收：学生入学时，其档案由各系辅导员统一接收，一般在新生开学一个月内。

（二）档案整理：学历班新生入学后，各系辅导员负责将新生档案材料进行整理并及时装入武汉航海职业技术学院学生档案袋，当年11月整体移交教务部，并上交新生档案交接明细表。新生档案材料的归档工作应在开学后两个月内完成。各系辅导员在教务部领取学历班毕业学生学籍成绩表，并将此表和学生情况登记表、学年鉴定表、毕业生鉴定表归档至学生档案袋，密封盖章，5月整体移交教务部，并上交毕业生档案交接明细表，毕业生档案材料的归档工作应在6月前完成。

（三）档案查询：因工作需要，相关部门或用人单位工作人员、学生辅导员可以查阅在校生档案，查阅学生档案应履行登记手续，并在辅导员的陪同下查阅。学生不得查阅本人或他人档案。

（四）档案转递：学生毕业后，学生档案应及时转出，一般在11月完成寄出。就业、升学的学生档案，应转至新的接收单位；出国留学、参加二次就业、申请不就业学生的档案，转递回学生原籍。档案接收单位一般为县、局级以上单位人事部门或经国家认可的人事代理部门。

（五）档案滞留：学生毕业时，因档案资料不全，导致无法转递，教务部先与各系辅导员联系，请辅导员通知学生及时完善资料，确实无法完成的，其档案在教务部保存，教务部对遗留学生档案名单进行通报；已移交给学生工作部的学生档案，因各种原因，档案无法寄出，或寄出后拒收退回的，其档案在学生工作部保存。

第五章  档案保密与安全

第六条  保密原则：所有人员必须严格遵守保密制度，不得随意将档案内容泄露。查阅档案时，需履行查阅手续，并在辅导员的陪同下方可查阅。查阅时要爱护档案，不得在档案上划圈、涂抹、批注、删改。

第七条  档案保管：学校应设立专门的档案室，配备必要的防火、防潮、防蛀、防盗设施，确保档案的安全保管。

第六章  档案的补办与利用

第八条  档案补办：学生档案因遗失、损坏等原因需要补办的，必须由本人或代办人办理，同时携带有效证件、毕业证、委托书等相关材料，按规定程序向教务部提出申请，补办档案材料，补办的档案材料由行政部查询拍照后，发教务部打印盖章装袋密封。

第九条  档案利用：学生档案是学校选拔、培养、考核学生的重要依据，也是用人单位招聘、录用学生的重要参考。

第七章  附则

本办法自发布之日起试运行，解释权归学校教务部所有。

本办法如有修订，须经学校相关部门审核批准后生效。